7 consejos a la hora de trabajar junto con el catering en la oferta gastronómica del evento

Define las necesidades de tu evento y cuida tu briefing

Al igual que para el conjunto del evento, el briefing del catering es clave a la hora de entender qué es lo que busca el cliente y lo que tiene que aportar el catering, tanto a nivel de producción como de creatividad. Elaborarlo supone establecer las necesidades y objetivos del cliente y la contratación del catering que se va a servir, tanto para la elección de un proveedor como para la ejecución del proyecto.

Comienza explicando el propósito del evento y tus objetivos. Proporciona información precisa sobre el tipo de evento, la fecha, la hora de inicio y finalización del evento, la ubicación exacta y el número de asistentes aproximado, y el tipo de público. Esto ayudará al catering a planificar su logística de manera adecuada.
En el briefing también indica las preferencias del cliente en cuanto al tipo de comida y bebida. ¿Hay alguna preferencia gastronómica? ¿Se desea un menú específico o el cliente está abierto a sugerencias? Tan importante como esto es definir el estilo del evento, ya sea formal o informal, lo que permitirá al catering adaptar el servicio, la presentación de la comida y el personal.
Por supuesto, también aclara las condiciones de producción y equipamiento del espacio. Porque, si queremos ofrecer un catering en un espacio que no cuenta con cocina, necesitaremos crear un office apropiado para manipular comida. Este espacio deberá de contar con una serie de condiciones mínimas de temperatura, amplitud y accesos para poder incluir en él los equipos que llevemos.
¡No te olvides tampoco de incluir el presupuesto! Comunica tu rango de presupuesto para que el catering pueda ofrecerte opciones que se ajusten a tus posibilidades. Y, si necesitas servicios adicionales (como alquiler de equipo, decoración o barra libre) asegúrate de mencionarlos en el briefing.
Por último, pide al catering referencias o ejemplos de su trabajo anterior. Esto te ayudará a tener una idea de la calidad de su servicio y su capacidad para cumplir con tus expectativas.

Asegúrate de contratar un catering que cuenta con un registro sanitario

¿Conducirías un coche que no tuviese matrícula? Lo mismo ocurre a la hora de trabajar con una empresa de catering. El número de registro sanitario actúa como la matrícula del coche: garantiza que el catering ha pasado una serie de criterios que aseguran que en sus inmediaciones se pueden elaborar alimentos de forma segura. Y recuerda: si se produce alguna intoxicación y el catering no cuenta con registro sanitario, la responsabilidad recaerá en cualquier caso sobre el organizador del evento…

Determinad de forma conjunta las condiciones de la prueba de menú

El menú va mucho más allá de una mera oferta gastronómica: puede ayudarnos a comunicar los objetivos de la marca e incluso ir alineada con la temática del evento. Jesús Baranda, presidente de AEC, insiste: el trabajo del menú por parte del catering se realiza desde el mismo momento en el que el evento la contrata, por lo que se requiere tiempo para trabajar la propuesta y adaptarla a sus necesidades.

La prueba del menú normalmente se realiza al menos con un mes de antelación a que el evento tenga lugar, aunque es importante tener en cuenta que esta se realizará atendiendo a la disponibilidad de los espacios del catering. “Los caterings no trabajamos como los restaurantes. Mientras que en un restaurante está abierto al público, en un catering debemos ver la disponibilidad de las cocinas y del personal de la sala donde hacemos las pruebas”, comenta Jesús.

Aclara los horarios del evento (y preocúpate de que se cumplan)

Recuerda que el catering debe conocer de antemano el programa del evento, de manera que se asegure que los productos se sirvan en hora y que el personal de catering esté presente para prestar servicio. Pero tan importante es que el catering conozca estos horarios como que se cumplan.

Los retrasos suponen dos problemas principales que repercutirán tanto en la calidad del servicio como en tu bolsillo. Por un lado, si una cena de gala se retrasa una hora, el coste de personal se verá incrementado. Ten en cuenta que el personal de catering cobra por hora completa, por lo que, si los camareros deben trabajar una hora más a causa de los retrasos, el presupuesto del evento aumentará. Por otro, el tiempo de servicio se acorta y los propios timings del catering se ven alterados, lo que obliga a sacar los productos de una manera más forzada, acortando también los tiempos entre los diferentes pases.

Gestiona las dietas especiales con tiempo

Celíacos, veganos, alérgicos al huevo… Pocos son los eventos en los que no hay ni un asistente que, por decisión propia o por salud, tengan alguna restricción alimentaria. Jesús destaca que, cuanto antes se notifique al catering del número de comensales con dietas especiales, mejor se podrá gestionar.

Idealmente, ¿con cuánto tiempo debemos de conocer el número de asistentes con restricciones alimentarios? Con unos 15 días de antelación es suficiente para tener una idea estimada, por lo que dejarlas para el último momento no es una opción si queremos garantizar un buen servicio. No obstante, el catering siempre suele llevar una estimación adicional de comida para determinadas dietas para que, en el caso de que no se haya notificado con antelación alguna de estas alergias o preferencias, se le pueda ofrecer alguna alternativa

Decide qué hacer con los alimentos no consumidos cuando termine el evento

Tirar la comida ya no es una opción. Debemos determinar junto con el catering qué alternativas podemos utilizar para evitar que toda la comida que no se haya consumido vaya a la basura, eso sí, siempre teniendo en cuenta la seguridad alimentaria para evitar intoxicaciones.

Para tomar esta decisión, además de consultar con el catering a qué alimentos se les puede dar una segunda vida y a cuáles no, debemos remitirnos a la ley de desperdicio alimentario recientemente aprobada. Tal y como explica Jesús, el artículo 5 de esta ley determina por orden jerárquico cómo actuar:

Prevención: Evitar la generación de excedentes mediante una planificación adecuada.

Transformación para consumo humano: Convertir productos no vendidos pero aptos para el consumo en otros alimentos, como zumos o mermeladas.

Donación: Entregar los excedentes a entidades sociales o bancos de alimentos.

Alimentación animal: Destinar los alimentos a la producción de piensos.

Uso industrial: Utilizar los excedentes en otras industrias.

Reciclaje y valorización energética: Transformar los residuos en compost o biogás.

Ten claro el calendario de confirmación del número de comensales

¿Con cuánto tiempo el catering debe conocer el número de comensales? Jesús comenta que lo ideal es que se facilite al catering esta cifra con unos 15 días de antelación, con subidas o bajadas del 10% del número de comensales inicialmente indicados con respecto a la cifra final. ¡Y recuerda añadir en esta cifra también al personal del evento!